人手不足でも回る仕組み作りとは？
はじめに｜「シフトがうまく回らない…」という悩みを抱えていませんか？
スーパーマーケットの運営において、「シフト管理」は店長の最も重要な業務の一つです。
しかし、多くの店長がこのような悩みを抱えています。
✅ 人手不足でシフトが埋まらない…
✅ スタッフの希望がバラバラで調整が難しい…
✅ 急な欠勤があると、すぐに崩れてしまう…
✅ アルバイトの定着率が悪く、シフトが安定しない…
私も店長になりたての頃、シフト管理に大きな課題を抱えていました。
「どうにかして希望を聞きながら、店舗を回さなければならない…」と頭を悩ませる日々でした。
しかし、試行錯誤を重ねる中で、「シフトがうまく回る店舗」と「回らない店舗」には明確な違いがあることに気づきました。
そして、「シフト管理のポイント」を押さえれば、最小限の人数でも店舗をスムーズに回すことができるようになります。
そこで今回は、
✅ シフトが崩れにくい店舗運営のポイント
✅ スタッフの希望と店舗の運営を両立する方法
✅ 急な欠勤にも対応できる仕組み作り
について、実体験を踏まえて詳しく解説します。
シフト管理がうまくいかない3つの原因とは？
まずは、「なぜシフトが崩れるのか？」という根本的な原因を整理しましょう。
シフト管理がうまくいかないお店には、共通する3つの原因があります。
「シフトの組み方」が属人的でルールがない
「毎月、前任の店長がやっていたやり方を引き継いでいるだけ…」
「その場しのぎでシフトを組んでいる…」
こうした属人的なやり方では、シフトの安定化は難しくなります。
✅ 希望の取り方に一貫性がない
✅ 「この人がいないと回らない」という状態になっている
✅ ベテランスタッフに負担が偏る
などの問題が生じやすくなります。
スタッフの働き方にムラがある
「この曜日は人が余るのに、別の日は足りない…」
「特定の時間帯だけ忙しく、人が足りない…」
こうした状況では、売上に影響が出るだけでなく、スタッフの不満も溜まりやすくなります。
✅ 忙しい時間帯に人が足りないと、サービスの質が低下する
✅ シフトが偏ると、スタッフが不満を持ちやすい
✅ 無理なシフトが続くと、スタッフの定着率が下がる
急な欠勤・退職に対応できる仕組みがない
「急にスタッフが休んでしまい、穴埋めが大変…」
「スタッフが辞めてしまい、また採用活動から始めることに…」
人手不足の状態で欠勤が出ると、残されたスタッフの負担が大きくなり、さらに退職者が出るという悪循環に陥ります。
シフト管理をスムーズにする5つのコツ
こうした課題を解決するために、実際に私が行ったシフト管理の改善策を5つ紹介します。
シフト作成の「ルール」を明確にする
まず、シフト作成には明確なルールを作ることが大切です。
✅ 希望提出の締め切りを統一する（例：毎月20日までに提出）
✅ 週○時間以上・以下の勤務制限を決める（例：1人あたり最低10時間、最大30時間）
✅ シフトの偏りを防ぐため、全員の勤務時間を均等にするルールを設ける
ルールを明確にすることで、スタッフ全員が公平に働ける仕組みを作ることができます。
「コアスタッフ」を育成する
「この人がいないと回らない…」という状態を防ぐために、複数のスタッフが重要な業務をできるようにすることが必要です。
✅ レジ業務ができる人を増やす
✅ 発注・品出しができるスタッフを育成する
✅ 新人教育を担当できるスタッフを確保する
特定の人に負担が集中しないように、業務の分担を意識することが重要です。
「忙しい時間帯」と「余裕のある時間帯」を見直す
シフト作成の際に、以下の点をチェックしましょう。
✅ ピークタイム（忙しい時間帯）に必要な人数は確保できているか？
✅ 逆に、暇な時間帯に人が余っていないか？
例えば、朝の品出しが多い時間帯にはスタッフを多めに配置し、昼過ぎのアイドルタイムは最小限の人数で回すといった工夫をすることで、最適なシフトを組むことができます。
「欠勤対応の仕組み」を作る
急な欠勤が出ても店舗運営に支障が出ないように、以下のような対応策を準備しておきましょう。
✅ グループLINEやシフト管理アプリで、代わりを探しやすくする
✅ 「代わりに出勤できるスタッフリスト」を作成しておく
✅ スタッフ同士で「シフト交換」できるルールを作る
こうした対策をしておくことで、急な欠勤にも柔軟に対応できるようになります。
「働きやすい環境作り」で定着率を上げる
最も重要なのは、「スタッフが辞めにくい職場環境を作ること」です。
✅ 定期的にスタッフの希望を聞く（働き方のヒアリング）
✅ 無理なシフトを押し付けず、柔軟に調整する
✅ 感謝の気持ちを伝え、働きやすい雰囲気を作る
スタッフが定着すれば、自然とシフトも安定します。
まとめ｜シフト管理を最適化し、無理なく回る仕組みを作ろう
✅ シフト作成のルールを明確にする
✅ 「コアスタッフ」を育成し、誰でも業務をこなせる状態を作る
✅ 忙しい時間帯と暇な時間帯を見直し、最適なシフトを組む
✅ 急な欠勤に対応できる仕組みを整える
✅ スタッフが定着しやすい環境を作る
これらを実践することで、シフトがスムーズに回る店舗運営が実現できます！
ぜひ、今日から取り組んでみてください！
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